Il servizio di archiviazione dei documenti cartacei comprende l’insieme delle attività che garantiscono l’adeguata conservazione e gestione della documentazione dei clienti presso i nostri locali, in conformità alle regolamentazioni richieste e nel rispetto di rigidi standard di qualità e di criteri di efficienza.
Il nostro servizio di archiviazione fisica prevede diverse fasi lavorative che vanno dal ritiro, alla catalogazione, alla creazione di un database e all’archiviazione della documentazione cartacea.
Assicuriamo ai nostri clienti un’accurata conservazione dei documenti attraverso scatole appositamente progettate per preservare l’integrità fisica del materiale e successivamente verranno trasportate e archiviate presso il nostro stabile dotato di impianti a scaffalatura.
Procedura per l'archiviazione cartacea
Per la gestione degli archivi offriamo i migliori strumenti e i metodi più appropriati per garantire la corretta formazione dell’archivio attraverso una precisa catalogazione, che consentirà lo svolgimento di un’efficace e tempestiva ricerca dei documenti in caso di necessità di consultazione.
Al termine del periodo concordato di conservazione dei documenti offriamo ai nostri clienti la possibilità di usufruire del nostro servizio di smaltimento del materiale cartaceo.
Sopralluogo
A seguito della richiesta di preventivo, provvediamo a effettuare un sopralluogo per quantificare la documentazione da archiviare (espressa in metri lineari). In accordo con il cliente valutiamo la specifica esigenza, consigliandone la migliore soluzione.
Suddivisione della documentazione
Su richiesta del cliente è possibile effettuare un’attenta selezione della documentazione individuando i documenti da conservare e smaltendo la documentazione storica che non ha più rilevanza giuridica o amministrativa. I documenti verranno suddivisi per anno, per tipologia (ad esempio: documenti di trasporto, fatture, personale, ecc.), per rilevanza ai fini giuridici e operativi e a seconda delle necessità del cliente.
Inscatolamento
L’inscatolamento può essere effettuato direttamente sul posto o presso il nostro archivio. La documentazione viene conservata in apposite scatole che assicurano i migliori standard di integrità e conservazione.
Creazione di un database
Questa fase prevede la catalogazione e l’indicizzazione della documentazione contenuta in ogni singola scatola attraverso la creazione di un database a disposizione del cliente.
Trasporto
Il trasporto viene effettuato con furgoni monitorati con localizzatore GPS e in caso di elevati volumi, da nostri partner fidati.
Conservazione
Come archiviamo i documenti cartacei? Quando la documentazione raggiunge il nostro archivio viene suddivisa e posizionata in adeguate scaffalature che ne garantiscono la massima sicurezza da eventuali rischi esterni. I dati saranno trattati nel rispetto dei principi di correttezza, liceità e di tutela della riservatezza e dei diritti dei soggetti interessati.
Consegna di documenti su richiesta
A seguito della richiesta di documenti da parte del cliente, sarà nostra cura procedere tempestivamente alla consegna o alla trasmissione telematica della documentazione.
